Ewidencja i Drukowanie Faktur

Program “Ewidencja i Drukowanie Faktur” umożliwia skomputeryzowanie większości prac związanych z przygotowaniem i drukowaniem rachunków oraz faktur VAT. Celem dopasowania programu do wymagań użytkownika wyposażono program w moduł instalacyjny umożliwiający zdefiniowanie (miedzy innymi):

• dopuszczalne jednostki miary, (ale można również wystawić fakturę nie podając jednostki miary, gdy przedmiot sprzedaży ma charakter "niemierzalny"),
• sposób zapłaty (gotówka, przelew, lub inny),
• sposób ustalania daty zapłaty (dokładną data lub tylko "rok i miesiąc"),
• sposobu numeracji faktur,
• wykaz "grup tematycznych", do których można przydzielać faktury i wg których można wykonywać niezbędne zestawienia,
• wykaz kontrahentów, 
• wykaz często  pojawiających się tytułów płatności.

Program po zainstalowaniu umożliwia prace w ramach tzw. "wersji szkoleniowej", umożliwiającej przećwiczenie wszystkich operacji, celem dokładnego poznania możliwości programu, po czym można automatycznie usunąć wprowadzone testowe faktury i zachowując zdefiniowane ustawienia przystąpić do "normalnej" pracy. 

Program "Faktury" umożliwia przeszukiwanie kartoteki wystawionych faktur (lub rachunków) wg kryteriów typu: data, kwota, grupa tematyczna, sposób płatności, kontrahent itp. celem sporządzenia zestawienia zbiorczego, z ewentualnym podsumowaniem kwot brutto i podatku VAT.

W sytuacji, gdy użytkownik korzysta z innych programów SIGID, możliwa jest współpraca "Faktur" z tymi programami, np. poprzez  przekazywanie danych do programu fakturowania, przy czym jako rachunki na które należy dokonać zapłaty, mogą być ustawiane  rachunki wirtualne  pobierane z naszego Programu Obsługi Płatności Masowych. 

Możliwe jest również wczytywanie przez program Księgowości Budżetowej SIGID z programu „Faktury”, informacji o kontrahentach, zbiorówkach z dekretami, jak i działanie odwrotne – doczytywanie z księgowości informacji o zaległych należnościach kontrahenta, celem wydrukowania tej informacji na fakturze.

W ślad za wprowadzonymi w roku 2013 ustawowymi zmianami  w podatku VAT, zmodyfikowano program, wprowadzając możliwość podawania oprócz danych sprzedawcy i nabywcy również danych wystawcy i odbiorcy. 

W przypadku transakcji realizowanych w kilku etapach, program umożliwia obsługę tzw. faktur zaliczkowych.

Wprowadzono  również trzy nowe rodzaje dokumentów:

• Faktura Pro Forma
• Uznanie usługi/dostawy
• Noty Księgowe
• Dokumenty te posiadają  własne numeracje oraz oddzielne bazy. Tworzone są dla nich również oddzielne  zestawienia.

Faktura Pro Forma jest dokumentem handlowym wystawianym kontrahentowi w celu poinformowania go o należnej kwocie do zapłaty. Zawiera oznaczenie „Faktura Pro Forma” oraz wszystkie elementy, które zawiera zwykła faktura VAT.  

Uznanie usługi/dostawy jest nowym, wewnętrznym  dokumentem księgowym, mającym na celu prawidłowe zaksięgowanie dla potrzeb podatku dochodowego i podatku VAT (VAT od stycznia 2014 r. ),  przychodu i podatku VAT zgodnie z momentem powstania obu obowiązków podatkowych, tj. z datą wykonania usługi lub datą dostawy towaru. W praktyce podstawą sporządzenia dokumentu „Uznanie usługi/dostawy” może być dowolny, dopuszczalny, przyjęty do stosowania, zależny od ukształtowanych okoliczności,  dokument typu protokół, potwierdzenie, notatka, itd. potwierdzający niezaprzeczalnie, podpisem odbiorcy,  fakt wykonania usługi lub dostawy towaru. W tym momencie, wyłączając wyspecyfikowane w ustawie wyjątki, powstaje obowiązek podatkowy dla VAT. W świetle nowych przepisów faktura może być wystawiona później. Traci ona na znaczeniu. Staje się dokumentem pozwalającym kontrahentowi, odbiorcy usługi, czynnemu podatnikowi VAT odliczyć kwotę podatku VAT z kwoty VAT należnego, a także ująć otrzymaną fakturę w ewidencji księgowej kontrahenta. Dla wystawcy, faktura stanowi głównie dokument typu „wezwanie do zapłaty”. Oczywiście faktura może być wystawiona „najszybciej jak to jest możliwe” i wtedy faktura może dalej pełnić funkcje dokumentu księgowego zgodnego z momentem powstania obu obowiązków podatkowych. Dokument uznanie, przy pomocy funkcji „powiel”  może być „zamieniony” w dokument faktura VAT.

Program "Faktury" przystosowany  jest  współpracy z programem „Ewidencja i Rozliczanie Podatku VAT” (firmy SIGID), który to program, ma możliwość zaczytywania  faktur (i uznań) z wielu, (obecnie z 5-ciu), różnych instalacji programu "Faktury".  

W związku z wprowadzeniem wymogu, generowania na żądanie organów kontrolnych informacji w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego, wyposażono program w funkcjonalność.  pozwalającą wygenerować taki plik, wraz ze szczegółowym zestawieniem kontrolnym, wystawionych przez daną jednostkę faktur.

Dodano także możliwość zdefiniowania parametrów, cech opisowych jak i innych niezbędnych elementów w celu wysyłania faktur w postaci elektronicznej poprzez Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF).

Program posiada moduł „not księgowych” służący do tworzenia, drukowania oraz prowadzenia ewidencji  not księgowych w programie na potrzeby księgowe dla jednostek oraz dalszej archiwizacji w kartotece programu.