Ewidencja i Rozliczanie Opłat za Gospodarowanie Odpadami

Programu „Ewidencji i Rozliczanie Opłat za Gospodarowanie Odpadami” przeznaczony jest do obsługi zadań nałożonych na gminy ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (z dnia 13 września 1996 r., zmienionej 1 lipca 2011r. Dz.U.2011.152.897). Należy podkreślić, że program nie jest przeznaczony dla zakładów zajmujących się bezpośrednią realizacją gospodarki komunalnej (wywozem śmieci itp.), ponieważ na rynku istnieją wyspecjalizowane programy, z których te zakłady korzystają.

Podstawową cechą programu ERGO jest podobieństwo do programów służących do ustalania wymiaru i rozliczania księgowego płatności z tytułu podatków lokalnych. Program może pobierać dane z dowolnej bazy ewidencji ludności, podlega systemowi płatności masowych SIGID, współpracuje z programami obsługi kasy i księgowości budżetowej SIGID. Możliwe jest składanie deklaracji przez płatników opłaty na formatce standardu ePUAP. Program jest objęty systemem GPPS – Gminny Portal Podatkowy SIGID. Wymiana danych jest możliwa gdy gmina ma wdrożone w/w programy i serwisy.

Baza płatników

W celu rozpoczęcia pracy w programie, niezbędne jest zgromadzenie informacji o płatnikach i pozostających w ich dyspozycji nieruchomościach. Aby w maksymalny sposób uprościć założenie takiej ewidencji, w programie ERGO umożliwiony został import danych o płatnikach i nieruchomościach z 6 programów podatkowych i ewidencyjnych SIGID.

Tytuły, stawki opłat, ulgi i zwolnienia

Ustawa dopuszcza możliwość zastosowania przez gminy różnych podstaw do naliczania opłaty z tytułu wywozu odpadów, zależnie od treści uchwał podjętych przez rady gmin. Program ERGO umożliwia użytkownikowi samodzielne zdefiniowanie dowolnego tytułu będącego podstawą do naliczania opłaty oraz określenie wysokości stawki opłaty dla takiego tytułu. W kolejnych latach tytuły takie można modyfikować a w razie potrzeby wynikającej np. ze zmiany prawa miejscowego, również zdefiniować nowe dodatkowe tytuły, odmienne od dotychczasowych. Istnieje również możliwość zdefiniowania ulg i zwolnień z określonych tytułów, których przyznanie płatnikowi przez gminę dopuszczają przepisy ustawy.

Obsługa płatników

Obsługa płatników w programie ERGO polega na utworzeniu dla każdego z nich deklaracji, w której zdefiniowane są poszczególne tytuły płatności, wybierane spośród tytułów zdefiniowanych przez użytkownika na podstawie obowiązujących lokalnych przepisów. Deklaracje takie mogą być modyfikowane tak długo, dopóki nie zostaną zaksięgowane. Deklarację można wydrukować dla płatników opłaty podlegających art. 6 ust. 7 ustawy w trybie decyzji określającej lub korygującej. Deklaracje składane przez płatników w trybie art.6n ustawy można po wprowadzeniu danych i weryfikacji zaksięgować na koncie płatnika w module Księgowości Analitycznej. W razie konieczności wynikającej np. ze zmiany stanu prawnego (sprzedaż nieruchomości w trakcie roku) istnieje możliwość utworzenia korekty deklaracji. Wzór każdej deklaracji może zostać zdefiniowany przez użytkownika, np. na podstawie ogólnego wzorca dostarczanego wraz z każdą czystą instalacją programu przez ZSI SIGID.

Jak zostało już wspomniane powyżej, program umożliwia nie tylko zdefiniowanie i wygenerowanie decyzji dla płatnika, ale również jej zaksięgowanie i późniejsze rozliczenie płatności z tego tytułu. Mechanizmy te działają podobnie jak w programach „podatkowych” ZSI SIGID. Szczegółową instrukcję obsługi tych czynności zawiera podręcznik zawarty w pomocy każdej instalacji programu ERGO.

Eksport do programów zewnętrznych jak i import z ePUAP

Eksport do programów zewnętrznych został zrealizowany w formacie XML. Generowany plik jest dopasowany do struktury IPE-PN opublikowanej w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. opublikowanego w Dzienniku Ustaw nr 107 poz. 1138. Struktura ta została wybrana w celu ułatwienia realizacji funkcji importu danych. W zakresie danych ewidencyjnych dotyczących płatników, adresów zamieszkania, adresów nieruchomości dane generowane są identycznie jak w programach podatkowych. Do zamieszczenia informacji o podstawach obliczenia opłat na danej nieruchomości wykorzystano znacznik <ZbiorDokum>, gdzie w atrybutach 'sad' oraz 'numer' umieszczono odpowiednio kod podstawy naliczenia opłaty wraz z pełnym opisem oraz podstawę naliczenia.

Kolejnym sposobem eksportu jak i w tym przypadku importu danych zwrotnie jest opracowany przez nas schemat XSD o nazwie SIGID_ERGO_WE_WY. Służy on do komunikacji między programem ERGO a programami użytkowanymi w przedsiębiorstwach wywożących śmieci i ma za zadanie wysyłanie do przedsiębiorstwa danych z deklaracji płatnika w celu ich weryfikacji ze stanem faktycznym podczas odbierania odpadów. Przedsiębiorstwa mogą zwrotnie zanotować swoje rozbieżności w takim pliku i wraz z przesłaniem go zwrotnie istnieje możliwość zaczytania ich do programu do punktu Rejestr Reklamacji, albo po prostu wydrukowanie rozbieżności. Należy zaznaczyć, że firma ZSI SIGID daje tylko możliwość generowania i obsługi tego pliku tylko po stronie programu ERGO, natomiast jego obsługa jak i ewentualnie edycja leży po stronie przedsiębiorstw wywożących odpady i firm obsługujących ich programy.

Oprócz eksportu można także zaimportować deklaracje wystawione i przesłane przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP), ale dotyczy to tylko formularzy z opcją zaczytywania stworzonych przez firmę SIGID, a sprzedawanych jako oddzielna opcja. Oprócz deklaracji zaczytać w ten sposób można także nasze formularze ze sprawozdaniami kwartalnymi, półrocznymi i rocznymi od przedsiębiorców odbierających odpady.

Drukowanie decyzji określających i korygujących (deklaracji różnicowych).

Część płatników wymaga wystawienia decyzji. Wg wzorców w programie użytkownik może sam zdefiniować dowolną liczbę własnych tekstów decyzji i pism (w tym zawiadomień o zmianie stawki, które są potem podstawą do wykonania tytułu wykonawczego), do których program w trakcie pracy podstawi właściwe dane z bazy płatników.

Rejestr działalności regulowanej

Zgodnie z art. 9b ustawy program umożliwia gminie prowadzenie rejestru działalności regulowanej. Rejestr ten obejmuje prowadzenie słownika przedsiębiorców, rejestru wniosków składanych przez przedsiębiorców oraz odrębny moduł wydruków skojarzonych z rejestrem.

Ewidencja sprawozdań kwartalnych, półrocznych i rocznych

Program ma możliwość wprowadzania jednostkowych sprawozdań kwartalnych, półrocznych i rocznych od firm zajmujących się wywozem śmieci/nieczystości ciekłych jak i obsługą PSZOK oraz łączenia ich w roczne, zbiorcze sprawozdania, które miasto/gmina jest zobowiązana przedstawić marszałkowi województwa, lub odpowiedniemu inspektorowi ochrony środowiska.

Zestawienia wg rejestru wymiarowego i zestawienia wg ewidencji płatników

Program generuje w dowolnych przekrojach zbiorcze i szczegółowe zestawienia z rejestru wymiarowego umożliwiające kwotowe zobrazowanie stanu rejestru dla określonych nastawami płatników. Program posiada również własne raporty oparte o zadawane przez operatora przekroje zakresu danych.

Rejestr reklamacji

Program pozwala także odnotować złożenie reklamacji zarówno po stronie przedsiębiorcy odbierającego odpady jak i płatnika, któremu te odpady są odbierane. Reklamacje te można rozbić na etapy, co pozwoli nam na uzyskanie historii zmian reklamacji począwszy od złożenia do jej zakończenia.

Program jest instalowany wraz z Księgowością Aanalityczną, gdzie następuje zasadnicza obsługa rozliczeń podatnika (rejestracja wpłat, obliczanie odsetek, sald, zaległości, nadpłat, drukowanie upomnień i tytułów egzekucyjnych itd.).

Program spełnia wymogi ustawy o ochronie danych osobowych.

System haseł, identyfikatorów i uprawnień do wykonania określonych czynności w programie, uniemożliwia dostęp osób niepowołanych.